1． 凡具有北京市城镇常住居民户口的在职工人，流向不具备管理人事档案的单位，而原单位又不为其保存人事档案的；
2． 由于各种原因，原单位委托北京市人才交流中心和各区、县劳动保障行政部门所属的劳务市场组织保存人事档案的；
3． 在职职工被开除、除名、辞退和终止、解除劳动关系，及自动离职、辞职人员的人事档案，按社会劳动力管理规定管理。
（二）保存档案的方式及手续
1． 单位委托存档
委托单位须持以下文件资料到市、区、县劳动保障行政部门开办的劳务市场服务组织办理存档手续：
（1） 上级主管部门有关批件、营业执照；
（2） 存档人员与用人单位签订的劳动合同等。
委托单位与存档单位应签订保存档案合同书。
2． 个人委托存档
存档人员须持以下证明到市、区、县劳动保障行政部门开办的劳务市场服务组织办理存档手续：
（1） 在职职工凭本市居民身份证或户口薄、原单位劳资部门同意调出函、用人单位同意聘用函；原单位同意保留公职的出国留洋人员凭原单位证明信、出国护照、签证。
（2） 存档人员须由原单位劳资部门填写《工人个人寄存人事档案登记表》并加盖劳资部门公章，并经存档单位审核同意。
（3） 存档人员必须与存档单位签订保存人事档案合同书。自费出国留学的工人，保存人事档案期满，如需延长保存期限的，必须由具有本市正式户口的直系亲属担保，并与存档单位签订委托保存其亲属档案合同。
单位或个人委托存档的，需按规定的标准向存档单位缴纳管理费。
（三）保存工人人事档案的期限
1． 单位委托存档：根据用人单位与工人的聘用合同确定存档期限。
2． 个人委托存托：时间一般为半年以上，一年以内，出国留学人员以护照有效期限为准。
3． 个人委托存档，在存档期间转换工作单位的，可持接受单位证明，随时办理结存或调档手续。
4． 存档期满，如需延长期限或变更存档合同内容的，由双方协商确定。
（四）存档人员的工资、工龄计算
1． 单位委托存档的，存档人员寄存档案期间保留原档案工资，如遇国家规定调整职工档案工资时，由所在单位负责调整，并按规定办理调整档案工资手续。个人存档的，保留原档案工资。
2． 单位委托存档的，可以将存档前的连续工龄（或缴费年限，下同）与存档后的连续工龄合并计算。个人委托存档的，存档期间不计算工龄。
（五）存档单位的职责
1． 存档单位必须配备专人管理档案。档案管理人员须应由政治素质好，具有档案管理专业知识的党员干部担任。
2． 存档单位调入档案时，须严格审查下列项目：
（1） 审查工人人事档案中的下列材料
① 各种履历表；②自传；③各种鉴定表；④历次运动检查、总结；⑤政治历史审查材料；⑥奖惩材料；⑦入党、入团材料；⑧政治、文化技术材料；⑨任免、调动材料；⑩招工、升级、调资材料；（11）其他材料。
（2） 审查其他证明材料：
① 行政介绍信；②工资介绍信；③独生子女证明；④工会关系介绍信；⑤本人与受聘单位合同书；⑥原单位同意调出证明；⑦其他材料。
凡不符合上述规定，人事档案材料不全的，劳务市场服务组织不得调入和保存其人事档案。
3． 存档单位不得涂改、撤换、增加或销毁档案材料。
4． 存档单位不得向任何单位和个人借出所保存的档案材料。
5． 有关单位需要查阅档案的，必须有单位人事、劳资、组织部门证明信，存档单位方可向其提供档案材料。
（六）有关问题的处理
1． 存档人员转接党、团组织关系，按北京市组织部"京组发[1990]1号"文件规定："经单位同意或经政府授权的人才交流仲裁机构仲裁同意辞职或流动的党员，其组织关系应转移到接收单位；没有接收单位或从事个体经营的，其组织关系转到户口所在地党组织"的规定办理。
2． 存档期间，存档单位暂不负责办理出国手续。确需办理的，将本人档案退回户口所在地街道。
3． 存档合同期满，委托单位或存档人员不履行续订保存档案手续的，按待业人员处理，由存档单位将本人档案关系转入存档人员户口所在地街道。
[参见《北京市流动中的工人人事档案管理暂行规定》（1991年3月14日 京劳管发字[1991]78号）]
来源:
上海专业劳动律师
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